هوش تجاری چیست و چگونه می توان از آن بهره برد؟

 

فناوری‌های نوین با سرعتی سرسام آور در حال پیشرفت هستند، بطوریکه جوامع به صورت عام و بازار به صورت خاص با شتابی وصف‌ناپذیر به دنبال ترفندهایی می‌گردند که بقایشان را در این عرصه آشفته و متلاطم تضمین کنند. سازمانها باید بپذیرند که فلسفه حیاتشان تغییر کرده است و دیگر زنده بودن به معنای رسیدن به وضعیت سوددهی مداوم نمی‌تواند باشد و باید بدنبال رقابت و ابزار آن باشند، چرا که امروزه کمتر شرکتی در این عرصه بصورت سنتی و به دور از قواعد جدید بازی کسب و کار، به تلاش ادامه می‌دهد و برای اینکه بتوان پا به ‌پای رقبا باقی ماند یا شاید به سختی و با مهارت بسیار بتوان یک قدم از آنها پیش گرفت، می‌بایست به قواعد جدید بازی کاملا مسلط بود تا شاید روزی بتوان خود را یک قاعده جدید انگاشت.

بنابراین تسلط بر فناوری‌های جدیدی مانند هوش تجاری در کسب و کارها یک الزام و ضرورتی اجتناب ناپذیر تلقی می‌شود. هدف نیز چیزی جز یادآوری روند روبه رشد و توقف‌ناپذیر نوآوری در فناوری و دگرگونی در نحوه کسب و کارها نیست. تحولی که در این انقلاب صورت پذیرفته است و دگرگونی‌هایی که در رویه تغییرات موجبات بروز اختلافات و پیدایش شکاف‌های عمیقی را بین فرداها با امروز فراهم آورده و خواهد آورد.

هوش تجاری Business intelligence یا همان BI یک اصطلاح کلی است که به تعداد زیادی برنامه و نرم‌افزار مورد استفاده برای پردازش و تحلیل اطلاعات خام یک شرکت اطلاق می‌شود. هوش کسب و کار در واقع از نظام به هم پیوسته‌ی فعالیت‌های مرتبط با همی چون داده کاوی، پردازش تحلیلی آنلاین، تحقیق و گزارش تشکیل شده است.

شرکت‌ها از BI برای بهبود تصمیم‌گیری‌ها، صرفه‌جویی در هزینه‌ها و کشف فرصت‌های تجاری جدید استفاده می‌کنند. با وجود ابزارهای امروزیِ هوش کسب‌‌ و‌ کار، بهتر است افرادی که در کار تجارت هستند خودشان دست به کار شده و داده‌ها را تحلیل کنند و منتظر گزارش‌های پیچیده‌ی سیستم‌های فناوری اطلاعات نمانند. آزادسازی اطلاعات این امکان را به کاربران می‌دهد که تصمیمات تجاری‌ِشان را با پشتوانه‌ی اعداد قطعی و مشخص بگیرند؛ که در غیر این صورت مجبور می‌شدند تصمیمات‌شان را تنها بر اساس احساس درونی و شایعات اتخاذ کنند.

هر چند هوش تجاری امکانات زیادی فراهم می‌کند اما این محاسبات ممکن است بر اثر چالش‌های تکنیکی یا فرهنگی منحرف شوند. مدیران اجرایی باید از صحیح و کامل بودن داده‌هایی که به برنامه‌های BI وارد می‌شوند اطمینان داشته باشند تا کاربران بتوانند به آن اعتماد کنند.

چه نوع شرکت‌هایی از سیستم‌های هوش کسب‌ و‌ کار استفاده می‌کنند؟

رستوران‌های زنجیره‌ای از مهم‌ترین کاربران نرم‌افزار BI هستند. آنها از BI برای گرفتن تصمیمات راهبردی استفاده می‌کنند؛ تصمیماتی نظیر این که چه محصولات جدیدی را در منو قرار دهند، چه غذاهایی را حذف کنند و کدام شعبه‌های کم درآمد را تعطیل کنند. همچنین از BI برای مسائل تاکتیکی نیز استفاده می‌کنند، مثلا بررسی دوباره‌ی قراردادهایی که با شرکت‌های تأمین‌کننده‌ی مواد اولیه‌ی غذایی دارند یا برای بهبود شیوه‌های ناکارآمدی که تا الان به کار برده می‌شد. با توجه به شیوه‌ی کار عملیاتی رستوران‌های زنجیره‌ای و خاصیت مرکزی بودن سیستم BI برای کمک به آنها در اداره‌ی این کسب و کار، رستوران‌های زنجیره‌ای در صدر لیست همه‌ی صنایعی هستند که از ارزش واقعی این سیستم بهره‌مند می‌شوند. یکی از اجزای اصلی هوش کسب و کار، تجزیه و تحلیل تجاری است. این عامل برای موفقیت بسیاری از شرکت‌ها در صنایع مختلف از جمله موفقیت تیم‌های ورزشیِ حرفه‌ای مهم است. 

هر سازمانی برای تجزیه و تحلیل و پیگیری فرایندهای خود میتواند از این سیستم ها بهره برده و عملکرد آینده ی خود را متناسب با این موارد بهبود بخشد.

چطور باید سیستم BI را راه‌اندازی کرد؟

شرکت‌هایی که برای BI برنامه‌ریزی می‌کنند باید اول روش‌های تصمیم‌گیری‌شان را تجزیه و تحلیل کنند و علاوه بر توجه به اطلاعاتی که مدیران اجرایی احتیاج دارند (تا بتوانند سریع‌تر و با اطمینان بیشتری تصمیم بگیرند)، باید به این نکته توجه کنند که این مسئولان ترجیح می‌دهند از چه روشی این اطلاعات در دسترس آنها قرار بگیرد. (مثلا به شکل یک گزارش یا یک جدول، به صورت آنلاین یا بر روی کاغذ) بحث‌هایی که موقع تصمیم‌گیری انجام می‌شود مشخص کننده‌ی این نکته است که شرکت‌ها باید چه اطلاعاتی را جمع‌آوری، تجزیه و تحلیل و در برنامه‌ی BI خود منتشر کنند.

یک سیستم BI خوب، باید علت‌ها را بگوید. (مسائل پشت پرده را مشخص کند) صرف این که سیستم اطلاعاتی مانند میزان فروش امروز به این مقدار و سال آینده دقیقا در همین روز یک مقدار دیگر است را بدهد کافی نیست؛ بلکه باید علاوه بر آن، به ما بگوید که چه عواملی بر کسب و کار تأثیر گذاشتند که باعث تغییر این میزان فروش شدند.

مثل خیلی از پروژه‌های فناوری دیگر، اگر کاربران، فناوری را تهدیدی برای خود بدانند و در استفاده از آن تردید داشته باشند BI نتیجه‌ی دلخواه را نخواهد داد. وقتی صحبت از چیزی مثل BI است مدیر فناوری اطلاعات شرکت باید برای احساس کاربران اهمیت ویژه‌ای قائل شوند به این دلیل که اگر به روش درست مورد استفاده قرار گیرد روش‌های مورد استفاده‌ی شرکت‌ها و چگونگی تصمیم‌گیری افراد را از پایه تغییر می‌دهد.

مراحل استقرار هوش تجاری

هوش تجاری چارچوبی شامل فرآیندها، ابزار و فناوری مختلف است.

  • منابع داده در مرحله اول جمع‌آوری می‌شوند. این منابع می‌تواند داده‌های انواع پایگاه داده یا اطلاعات نرم‌افزارهای موجود را در بر بگیرد.
  • اطلاعات جمع‌آوری شده طی فرایند ETL در پایگاه داده تحلیلی یا همان انبار داده بارگذاری می‌شود.
  • داده در پایگاه داده تحلیلی در بخش‌های مجزایی به نام پایگاه داده  قرار می‌گیرد.
  • در مرحله بعد هوش تجاری وارد عمل شده و روی اطلاعات طبقه‌بندی شده تجزیه و تحلیل انجام می‌دهد.
  • در نهایت اطلاعات جهت انتشار به ابزارهای سطح بالا تحویل داده می‌شود.

چه مشکلاتی ممکن است سر راه ما قرار بگیرد؟

خودداری کاربران یکی از موانع بزرگ بر سر راه موفقیت BI است. مشکلات دیگر شامل ناچار شدن به غربال حجم زیادی از داده‌های نامربوط و کیفیت پایین داده‌هاست.

کلید به دست آوردن بینش دقیق از طریق سیستمBI، داده‌های استاندارد است. در هر بررسیBI، داده‌ها مهم‌ترین نقش را دارند. داده‌ها مثل آجرهایی هستند که بینش تجاری را می‌سازند. شرکت‌ها قبل از اینکه شروع به تجزیه و تحلیل کنند و بر اساس بینشی که به دست می‌آورند تصمیم‌گیری کنند، باید منابع داده‌های‌شان را به ترتیبی درست سازماندهی کنند. در غیر این صورت عملکرد آنها برپایه‌ی اطلاعات نادرستی خواهد بود.

مشکل دیگری که ممکن است با آن رو به رو شوید ابزار‌های BI هستند. هرچند این ابزارها امروزه جای بیشتری برای پیشرفت دارند و کار با آنها برای کاربران آسان‌تر از قبل شده است. هسته‌ی اصلی BI به جای آن که مدیریت روند باشد، هنوز بر پایه‌ی گزارش است؛ البته این وضعیت کم‌کم شروع به تغییر کرده‌ است. مراقب باشید مفهوم هوش کسب‌وکار را با تجزیه‌ و تحلیل تجاری اشتباه نگیرید.

سومین مانعی که بر سر راه استفاده از BI برای دگرگون کردن روند کسب و کار وجود دارد عدم شناخت بیشتر شرکت‌ها از روند کسب و کارشان است. (یا حداقل آن قدر نیست که بتواند به آنها در بهبود این روند کمک کند) شرکت‌ها باید در مورد روندی که انتخاب می‌کنند احتیاط زیادی به خرج دهند. اگر این روند تأثیر مستقیمی بر درآمد نداشته باشد یا کسب‌وکار در جهت استاندارد کردن این روند در شرکت نباشد، ممکن است کل کار BI مختل شود. شرکت‌ها باید همه‌ی فعالیت‌هایی که روند یک کسب و کار مشخص را شکل می‌دهند درک کنند، چگونگی انتقال داده در روندهای مختلف و چگونگی انتقال داده بین کاربران مختلف را درک کنند و بدانند که هر فرد چطور از آنها استفاده می‌کند تا نقش خود را در این روند ایفا کند. اگر آنها می‌خواهند از طریق BI نحوه‌ی کار افراد را بهبود ببخشند باید همه‌ی این موضوعات را قبل از شروع پروژه‌ی BI شناسایی و تحلیل کنند.

مزایای هوش تجاری چیست؟

طیف وسیعی از برنامه‌های BI به بسیاری از شرکت‌ها کمک کرده‌اند تا ارقام قابل ملاحظه‌ای از نرخ بازگشت سرمایه را محاسبه کنند. تا کنون از هوش کسب و کار برای پیدا کردن راه‌‌حل‌هایی جهت کاهش هزینه‌ها، آشکار کردن فرصت‌های شغلی جدید، تبدیل اطلاعات حاصل از فروش مستقیم به گزارش‌های قابل دسترسی، پاسخ سریع به تقاضاهای خرید جزئی و بهینه‌سازی قیمت‌ها استفاده شده است.

نرم‌افزارهای BI علاوه بر قابل دسترس ساختن داده‌ها، با کمی‌سازی ارزش رابطه با تأمین‌کنندگان مواد اولیه و مشتریان، به شرکت‌ها کمک می‌کنند تا در طول مذاکرات‌شان موفق‌تر باشند.

در زمینه‌ی سرمایه‌گذاری راه‌های زیادی برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها با بهینه‌سازی روند کسب و کار و تصمیمات متمرکز وجود دارد BI .با آشکار کردن اشتباهات کوچک کسب و کار که معمولا نادیده گرفته می‌شوند، بر افزایش نرخ بازگشت سرمایه تأثیر بسیاری می‌گذارد. مثال دیگر این است که شرکت تویوتا در سال ۲۰۰۰ با کمک سیستم BI متوجه شد که به شرکت‌های باربری دو برابر بیشتر پرداخت می‌کرده است. برای موفق شدن در رقابت، شرکت‌هایی که از BI برای آشکار کردن اشتباهات روند کسب و کار استفاده می‌کنند شانس بیشتری نسبت به شرکت‌هایی دارند که فقط از BI برای نظارت بر کارها استفاده می‌کنند.